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After the completing of Akabane vocational training school

リストラ → 赤羽職業訓練校 → 海外就職 → 日本就職 → 職業訓練校2回目を記録したblogです。

効率化:3月4日の日誌

WORDは嫌いだ。

EXCELと違って使い勝手が良くない上に、文字の装飾程度しか出来ない体。

officeを購入するとエクセルとセットでついてくるので、インストールはしているが、文章を作るときはNOTEPAD++を使用している。

このNOTEPAD++にした理由は、マクロ機能が付いているから。

まだ、マクロは実行してないが、単純作業が嫌いなので、それを回避するためにマクロ機能付きを選択した。

実は仕事で4月から引き継ぐ仕事にWORDを使って文書を作る仕事が2つあった。

どちらも毎回、印刷→手書き→スキャン→PDFで送信、という流れなのだが、正直かったるい。

1つは引き継ぎも兼ねてナレッジトランスファーをしていたが、とても手作業では面倒でやってられないので、エクセルにデータを貼り付けて計算して、後はWORDにデータを差し込みPDFで印刷と一連の自動化ツールを作成した。

以前は、対象者を検索し必要なデータを取得する → 提出書類の白紙を人数分印刷 → 書類のフォーマットに合わせて記入 → コピー機を使ってPDF化 → 送信、という流れ。

ざっくり計算で1人分の書類を作るのに最低でも5分は掛かる。

今回の変更で、対象者名の従業員番号を出力 → EXCELにデータ貼り付け → 計算&PDF化  → 送信 という流れ。


前の流れだとコピペや記入後にチェックが入ったが、今はチェックもエクセルが行い、違っていればセル色を変更しているので、それが無いかを確認するだけ。

仮に人数が100人でも正直、20分あれば終わる。

業務が軽減されるので、業務時間も減る。

つまりは作業しやすい環境を作ることで、自分の空き時間も作れて更に別の業務も請負って自動化して、という良いスパイラルができ上がる。

実際は他の業務を請け負うよりも会社でエクセルの勉強をしているほうが多いけどw

4月以降は人も減るので、他の人がやっている業務も積極的に請け負って、業務改革をしていこう。何しろ感謝されながらエクセルの練習を堂々とできるからねw

さて、明日は週末。

近くのFISHERMALLに日本の焼肉屋があることを知ったので、ランチに出かけることにする。

閑話休題

道具が使いやすいと良いアウトプットが出しやすい。これはタスク実行時にストレスが減ることで、結果も出しやすくなる。

資格試験の勉強でもそうだが、仕事でも同じことが言える。

今回、マニュアル作業 → 自動作業にしたことで、人的ミスも作業時間も大幅にダウン。

と書くと効率化至上主義みたいに思うかもしれないが、20代の頃からの持論だがクリエィティブな活動には事前に無駄な活動も必要だと思っている。特にインスピレーションを得るための土壌作りとして無駄なことが必要なケースが多々有った。

組織に必要な働かない蟻。

効率化は必要だが、同時に効率化を作るためのムダも必要。

その線引が難しいのだろうけど。

さて、私は週末は無駄な時間を過ごす贅沢な日と決めている。

今週末はどんな無駄なことをしようかな。

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