1週間ぶりの更新。
もはや週報です。
先週はスタッフが１名辞めて、その業務を引き継いだのだが、やってみてびっくり！
非常に非効率的な作業方法をナレッジトランスファーされたことを知る。
データベースがあるのに、打ち込みスタッフに間違いがあるからと、自前でデータを作って、更にデータはアプリケーションが自動計算してくれるのに、わざわざ固定数値で入力していたりするので、それは時間が掛かるだろう。しかもアップデートは、エクセルアップの一斉ではなく、個々の手入力だ。
前任者は４日作業と言っていたが、これ、ツールを使ってやれば慣れれば半日で終わりそうだ。
まあ、念のためや、間違いないように確認業務を増やした結果、返って手間が増えてミスを誘発させる原因をつくり、そのケアのために更に確認業務を増やしてというのを繰り返してこうなったのだろうね。
善意で業務プロセスを修正した結果、非常に煩雑で時間の掛かるものが出来たわけだ。
しかも手で入力したデータが間違っている。
開発側に確認したところ、データベースでは計算よりて入力した固定値が優先使用されるので、今月はともかく来月あたりでここを直さないとならない。
元々、社内のスタッフから聞いた情報では、以前は計算をしていたが、今は固定値に変えたので計算プログラムをストップしたと言っていたがどっちが本当なのだろう？
もし計算プログラムが動いているなら、ストップさせるとマネージャーが言っているが、、、、いやいや、ストップではなく、動いているプログラムを変更してもらいより我々の業務に有用にした場合のコストと、プログラムストップで固定値優先にした場合のコストを比較して変更したほうが良さそうだ。
例えば、理論年収ベースの年金計算で掛け金が変わらない場合は
プログラムをストップして、固定値にデータを入れるのだが、データは年に１回の更新なので特別なことが無い限り、更新時期以外は何もしなくて良い。
一方で掛け金が毎月変わる年金の場合、自動プログラムの場合、固定値を空白にしておけば勝手にデータが入るので自動計算にする。
まあ、年金だけでなく保険やら税金やらいろいろあるので、どこのプログラムを止めて、どこは止めない、という一覧を作る必要がありますね。
そして過去に遡ってのデータ修正。
ああ、これどこまで遡る必要があるかな？
担当者としては決算が終わった後のデータ修正はしたくないだろうから、決算後移行の変更だけだろう。余計なことを見つけやがってと、恨まれそうだなｗ
そして、最大の問題はバックアップ体制がない。担当が休んだら業務ストップという恐ろしい状態なので、業務の代替要員とマニュアルの最新化を図らないとならない。
この問題には腹案というか、対処案がある。兼任制度の副担当をつくって１年位かけて入れ替えをしながら、全スタッフに全業務を交代制で覚えてもらう。３ヶ月単位で担当が変わるので、マニュアルも３ヶ月おきに未経験者が読むことになる。これを数回やればマニュアルも完備できるし、全スタッフに業務知識が行き渡る。
やることが多いなぁ。
1：業務プログラムの問題の改善 → 開発元と打ち合せてアプリのフローを作成
2：業務プロセス手順の改善 → 4と同時並行でできる？
3：業務データの遡及修正 → 開発元、依頼元と打ち合せて遡及範囲を決める
4：業務バックアップの確率 → 社内ミーティングで議題
大枠で上記の４つ、実質３つか。
優先順位は3,1,2（4）かな？
うーん、今の部署は月頭から20日位までが忙しくて、後は暇という部署なので、１と３は暇な時期に、２＆４も暇な時期にマニュアルを作りつつ、副担当にやり方を教えて、という流れでやればいいから、今月の山場が過ぎたら計画作って実行に入ればＧＷ前には１と３は終わりそうだ。
２＆４は半年から１年見て終わらせよう。
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