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After the completing of Akabane vocational training school

リストラ → 赤羽職業訓練校 → 海外就職 → 日本就職 → 職業訓練校2回目を記録したblogです。

もはや週報:3月15日の日誌

1週間ぶりの更新。

もはや週報です。

先週はスタッフが1名辞めて、その業務を引き継いだのだが、やってみてびっくり!

非常に非効率的な作業方法をナレッジトランスファーされたことを知る。

データベースがあるのに、打ち込みスタッフに間違いがあるからと、自前でデータを作って、更にデータはアプリケーションが自動計算してくれるのに、わざわざ固定数値で入力していたりするので、それは時間が掛かるだろう。しかもアップデートは、エクセルアップの一斉ではなく、個々の手入力だ。

前任者は4日作業と言っていたが、これ、ツールを使ってやれば慣れれば半日で終わりそうだ。

まあ、念のためや、間違いないように確認業務を増やした結果、返って手間が増えてミスを誘発させる原因をつくり、そのケアのために更に確認業務を増やしてというのを繰り返してこうなったのだろうね。

善意で業務プロセスを修正した結果、非常に煩雑で時間の掛かるものが出来たわけだ。

しかも手で入力したデータが間違っている。

開発側に確認したところ、データベースでは計算よりて入力した固定値が優先使用されるので、今月はともかく来月あたりでここを直さないとならない。

元々、社内のスタッフから聞いた情報では、以前は計算をしていたが、今は固定値に変えたので計算プログラムをストップしたと言っていたがどっちが本当なのだろう?

もし計算プログラムが動いているなら、ストップさせるとマネージャーが言っているが、、、、いやいや、ストップではなく、動いているプログラムを変更してもらいより我々の業務に有用にした場合のコストと、プログラムストップで固定値優先にした場合のコストを比較して変更したほうが良さそうだ。

例えば、理論年収ベースの年金計算で掛け金が変わらない場合は

プログラムをストップして、固定値にデータを入れるのだが、データは年に1回の更新なので特別なことが無い限り、更新時期以外は何もしなくて良い。

一方で掛け金が毎月変わる年金の場合、自動プログラムの場合、固定値を空白にしておけば勝手にデータが入るので自動計算にする。

まあ、年金だけでなく保険やら税金やらいろいろあるので、どこのプログラムを止めて、どこは止めない、という一覧を作る必要がありますね。

そして過去に遡ってのデータ修正。

ああ、これどこまで遡る必要があるかな?

担当者としては決算が終わった後のデータ修正はしたくないだろうから、決算後移行の変更だけだろう。余計なことを見つけやがってと、恨まれそうだなw

そして、最大の問題はバックアップ体制がない。担当が休んだら業務ストップという恐ろしい状態なので、業務の代替要員とマニュアルの最新化を図らないとならない。

この問題には腹案というか、対処案がある。兼任制度の副担当をつくって1年位かけて入れ替えをしながら、全スタッフに全業務を交代制で覚えてもらう。3ヶ月単位で担当が変わるので、マニュアルも3ヶ月おきに未経験者が読むことになる。これを数回やればマニュアルも完備できるし、全スタッフに業務知識が行き渡る。

やることが多いなぁ。

1:業務プログラムの問題の改善 → 開発元と打ち合せてアプリのフローを作成
2:業務プロセス手順の改善 → 4と同時並行でできる?
3:業務データの遡及修正 → 開発元、依頼元と打ち合せて遡及範囲を決める
4:業務バックアップの確率 → 社内ミーティングで議題

大枠で上記の4つ、実質3つか。
優先順位は3,1,2(4)かな?

うーん、今の部署は月頭から20日位までが忙しくて、後は暇という部署なので、1と3は暇な時期に、2&4も暇な時期にマニュアルを作りつつ、副担当にやり方を教えて、という流れでやればいいから、今月の山場が過ぎたら計画作って実行に入ればGW前には1と3は終わりそうだ。

2&4は半年から1年見て終わらせよう。



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